Un culoar lung cu rafturi pentru paleți într-un depozit en-gros, la prima oră a dimineții, cu un lucrător în depărtare care împinge un transpalet.

Studiu de caz · Distribuție

Comenzi, facturi și livrări pe o singură platformă.

Un distribuitor național de produse medicale petrecea 17 ore pe zi cu procesarea comenzilor și a facturilor, în sisteme care nu comunicau între ele. Am înlocuit această muncă manuală cu o singură platformă, construită special pentru firmă.

Ce nu funcționa.

Sector
Distribuție de produse medicale
Angajați
~20
Nomenclator
2.370+ articole
Depozite
4
ERP
WinMentor Classic
Cod sursă
18.000+ linii de Python

Clientul nostru este un distribuitor național de produse medicale. Gestionează zilnic un volum mare de comenzi, de la numeroși parteneri, livrate printr-o rețea de distribuție întinsă.

Activitatea lui se sprijinea pe sisteme fără legătură între ele: sistemul ERP, foi de calcul, căsuțe de e-mail și evidențe pe hârtie acumulate de-a lungul anilor. Comenzile veneau pe e-mail, ca atașamente PDF, la telefon și, de la partenerii mai mari, prin legături EDI, iar cele de la agenții din teren soseau pe WhatsApp și ca poze cu scris de mână. Personalul trebuia să citească, să interpreteze și să reintroducă manual fiecare comandă. Potrivirea facturilor, adică confruntarea facturilor furnizorilor cu comenzile plasate și cu marfa recepționată, se făcea în întregime manual. Procesarea comenzilor și a facturilor ajunsese să consume 17 ore pe zi din timpul echipei.

Nimeni nu putea spune cu siguranță în ce stadiu era o anumită comandă. Întrebările la care răspunsul ar fi trebuit să vină în câteva secunde însemnau căutări prin e-mailuri, foi de calcul și telefoane. Apăreau erori, munca se făcea de două ori, iar creșterea firmei ar fi cerut mai mulți oameni pentru aceeași muncă manuală.

Ce am construit.

O platformă de automatizare a vânzărilor și de logistică, construită pe măsura felului în care lucrează această firmă. Preia fiecare comandă din momentul în care sosește până când este livrată și reconciliată cu factura.

Are peste 18.000 de linii de Python și peste 335 de funcții, care acoperă preluarea, procesarea, potrivirea, expedierea, raportarea și administrarea.

Panoul managerului din Tiraverse WTA, cu date demonstrative: vizite, conversie, comenzi, facturare și alerte active pentru luna curentă, conversia pe reprezentant, rezultatul vizitelor, lista alertelor și harta echipei de vânzări, cu note care indică statisticile reprezentanților și locațiile GPS în timp real.
Tiraverse WTA · panoul managerului · date demonstrative

  • Comenzi în orice format

    Text din e-mail, atașamente PDF, comenzi primite la telefon și introduse într-⁠un formular web simplu, plus fluxuri EDI de la partenerii mai mari. PDF-⁠urile sunt citite cu reguli construite pe formatele furnizorilor clientului; fiecare comandă intră în același flux de procesare.

  • Citirea facturilor și potrivirea articolelor

    Facturile furnizorilor sunt citite linie cu linie, iar fiecare linie este potrivită cu nomenclatorul clientului, chiar și atunci când codul sau denumirea de la furnizor diferă. O potrivire nesigură este semnalată, iar decizia o ia un operator.

  • Urmărirea comenzilor

    Fiecare comandă trece prin etapele primită, procesată, alocată, expediată și livrată. Fiecare schimbare este înregistrată cu data și ora, așa că oricine vede în câteva secunde în ce stadiu este o comandă.

  • Parteneri și furnizori

    Un singur registru al partenerilor și al furnizorilor: persoane de contact, formatele comenzilor, acordurile de preț și istoricul colaborării.

  • Analiza vânzărilor

    Un panou în timp real cu volumul comenzilor, ritmul procesării, vânzările pe partener, rezultatele pe produs și tendințele. Rapoartele care se întocmeau manual se generează la cerere, pentru utilizatorii autorizați.

  • Roluri și jurnal de audit

    Personalul din depozit, managerii de cont, administratorii și conducerea văd fiecare propria interfață. Autentificările și peste 60 de tipuri de acțiuni administrative sunt înregistrate într-⁠un jurnal de audit, cu ora și utilizatorul, ceea ce îndeplinește cerințele interne de conformitate ale clientului.

Abordarea tehnică

Tehnologii
Python și Flask; SQLite în modul WAL, pentru acces concurent fiabil; fișiere JSON pentru configurare și nomenclator.
Interfață
Pagini generate pe server cu Jinja2 și Bootstrap 5: ecrane simple și previzibile pentru personalul din depozit și de la birou, care trebuie să lucreze repede, fără instruire.
Găzduire
Un server în Germania, administrat de Tiraverse, cu copii de siguranță din oră în oră.

Cum protejăm datele

Ce s-a schimbat.

76% mai puțin timp petrecut cu procesarea comenzilor și a facturilor: de la 17 ore pe zi la sub 4, în cazul studiat

Platforma a intrat în producție și este folosită în toate activitățile clientului.

Timpul de procesare manuală a scăzut de la 17 ore pe zi la sub 4. Comenzile, care ajungeau în WinMentor adesea după câteva ore, ajung acum acolo în câteva minute. Echipa nu mai este punctul în care se blochează distribuția.

Oamenii care își petreceau zilele introducând date lucrează acum cu clienții, cu partenerii și la sarcinile care cer discernământ. Au scăzut și erorile: sistemul validează datele în momentul în care sosesc, în loc să se bazeze pe personal ca să prindă diferențele sub presiunea timpului.

Conducerea vede în timp real volumul comenzilor, timpii de procesare și evoluția vânzărilor, fără să ceară cuiva un raport. Jurnalul de audit a dat echipei de conformitate a clientului evidența de care avea nevoie, fără instrumente suplimentare.

Orele recuperate, peste 13 pe zi, în fiecare zi lucrătoare, înseamnă o economie substanțială și continuă.

Tiraverse WTA, pagina produsului Vânzări, CRM și logistică, pe larg

Înainte și după, punct cu punct

Fapte ale acestui proiect, nu o promisiune pentru fiecare implementare.

Înainte

  • introducere date manual — facturi furnizori, articol cu articol
  • ~85% acuratețe facturi (erori frecvente)
  • conversie manuală a cursului valutar la facturile de import (EUR/USD → RON)
  • comenzi de la agenți primite pe WhatsApp, e-mail și poze cu scris de mână — retastate în Excel, trimise la sediu și reculese de personalul de facturare în WinMentor
  • 1-2 persoane ocupate zilnic cu introducere manuală date

După implementare

  • Mai puțin timp și mai puține erori la culegerea comenzilor în teren, cu trimitere instantanee direct în WinMentor
  • 95%+ acuratețe la potrivirea articolelor din comenzile primite pe e-mail / WhatsApp / poze și trimitere instantanee în WinMentor
  • 98% acuratețe la procesarea facturilor de la furnizori, fără tastare manuală, cu NIR pregătit pentru import în WinMentor
  • date la dispoziția agenților în teren, în timp real (istoric vânzări / prețuri / stoc depozit / solduri client) direct din WinMentor
  • modul de planificare vizite și performanță reprezentanți (accesibil agenților, managerului și directorului de vânzări)
  • modul de logistică depozit (preluare loturi, scanare articole, coadă de comenzi trimisă în aplicație direct de agenții din teren)
  • Website prezentare firmă + comenzi clienți (e-commerce) direct legat cu fluxul WinMentor (stoc/preț în timp real)
  • personal reorientat către vânzări și relații cu clienții

Aveți o situație asemănătoare? Vă spunem sincer cât ați putea economisi prin automatizare.

Începeți un proiect

contact@tiraverse.co.uk